Tratamiento y roles

Concepto clave 3 — Tratamiento y roles

Casi todo lo que hace con datos personales es un tratamiento, y alguien es responsable de él.

El tratamiento abarca todo el ciclo de vida: recopilar, registrar, almacenar, usar, compartir, modificar y suprimir datos, en papel o en sistemas informáticos. Cada tratamiento tiene roles claros.

Los roles

Responsable: decide por qué y cómo se tratan los datos personales y responde por el cumplimiento. Ejemplo: su empresa respecto de los datos de sus clientes y empleados.
Encargado: trata datos personales por cuenta y según las instrucciones del responsable. Ejemplo: un proveedor de planillas, un proveedor de nube o de servicios de TI. Se necesita un contrato por escrito.
Titular: la persona a la que se refieren los datos: clientes, empleados, postulantes, contactos de proveedores, visitantes de la web.
Corresponsables: dos organizaciones que deciden juntas las finalidades, p. ej. una campaña de marketing conjunta. Deben acordar quién hace qué.
Consejo: el rol depende de la actividad, no de la empresa. Un proveedor puede ser encargado para sus datos y responsable de los suyos propios.

Términos locales y ámbito

Colombia

Responsable del tratamiento
Encargado del tratamiento
Titular

La Ley 1581 se aplica a los datos personales en bases de datos tratados en Colombia y a los tratamientos en el extranjero cuando la ley colombiana sea aplicable en virtud de tratados internacionales. Protege a las personas naturales.